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通用財務軟件 憑證錄入

時間:2015-11-18 11:12:14

2.1  憑證錄入

新建帳套時,世紀八版以上版本可選擇一種憑證種類(記帳憑證)或三種憑證種類(收付轉憑證)。現以收付轉憑證為例,介紹憑證的錄入方法。如圖2-6所示,該窗口顯示了一張收款憑證和一排功能按鈕,在顯示的憑證上可以進行數據錄入,功能按鈕依次為:新錄入、存盤、預覽、打印、保存為憑證模板、讀取憑證模板、打開語音、插入分錄、刪除分錄、關閉,憑證右上角有四個功能按扭,他們依次為:第一張憑證、上一張憑證、下一張憑證、最后一張憑證。通過這四個功能按扭可以瀏覽所有憑證。收款憑證旁邊的按鈕可以切換到付款憑證、轉帳憑證。

2-6  憑證錄入窗口(世紀九版)

日期:憑證的日期是指在本期內,經濟業務發生的日期,它的范圍不能超出本期的日期范圍。

摘要:摘要是對經濟業務的簡單描述,在一張憑證中,至少應有一條摘要。摘要的內容可以直接在摘要欄中輸入,也可以在摘要庫中選擇。在錄入摘要欄內,其右邊有一個“

”按鈕,點擊該按鈕,會出現一個摘要選擇框。在該對話框內,可以選擇某一條摘要,按“確定”按鈕后,所選擇內容即填入摘要欄內。可在窗口內對摘要進行添加、修改、刪除。

憑證號:憑證號是自動累加的,它根據錄入憑證的先后次序自動生成,用戶不可以更改。

附單據:錄入所附原始憑證(或稱單據)的張數。

會計科目:在會計科目欄內,可以直接輸入科目代碼,也可以點擊右邊的

”按鈕進行選擇輸入。當點擊“

”按鈕后,出現會計科目對話框,該對話框內,列出了所有的會計科目與名稱,選擇一個科目,按“確定”按鈕后,所選科目即填入“會計科目”欄內。

借方金額與貸方金額錄入:用鼠標選擇借方金額或貸方金額欄,二者只能選擇其一,不能同時錄入二者。輸入相應的數字。

紅字:如果要錄入紅字金額,即負數金額,按“-”號(即鍵盤上的減號),該鍵為一個切換鍵,即按一下變為負數,再按一下又變為正數(按空格鍵將清除所錄入的數字)。


如果所選擇的科目需要錄入一些輔助核算項目的內容,如結算方式、結算號、數量、部門、項目與員工、現金流量等,那么,在憑證的最后一行中,會出現一個允許輔助錄入的按鈕,如圖2-7所示。

2-7  輔助核算項目錄入按鈕


點擊

”按鈕后,會出現一個輔助錄入對話框,如圖2-8所示,在該窗口內,錄入相關的內容。

           2-8  輔助錄入窗口                2-9  外幣錄入

如果所選擇的科目需要核算外幣,那么在進行借方金額與貸方金額錄入時,錄入窗口會自動發生變化,如圖2-9所示,它要求用戶同時輸入匯率與外幣金額,根據外幣金額與匯率自動計算出借方或貸方金額,填入相應的欄內。

插入分錄:當要插入一行時,單擊窗口上面的 “插入分錄” 功能按鈕,系統在當前位置插入一行。

刪除分錄:當要刪除某一行時,單擊窗口上面的“刪除分錄”功能按鈕,系統刪除當前行。

存盤:錄入完成后,單擊左上角的“存盤”按鈕,系統對錄入的內容進行檢查,若發現借貸不平衡,或者錄入的內容為0,或者沒有錄入摘要等,會給出提示信息,并不允許存盤。若沒有發現問題,則存入盤中。如果要進行下一張憑證錄入,點擊左上角的新錄入按鈕即可。

打印和預覽:要預覽或打印所錄入的憑證,點擊窗口上面的功能按鈕“打印”或“預覽”,出現打印設置框,有如下選項(世紀七版無此功能):

a、會計科目分為總帳科目與明細科目兩欄。

b、科目代碼附在科目名稱前面。

c、金額采用柵格樣式。

d、套打。

e、自動識別紙張大小,合并打印。

以上功能選項用戶可根據自已需要選擇;點“預覽”按鈕還可進行憑證格式設計;如果要打印彩色帳頁,請在主界面“文件”菜單的“彩色打印”處打勾,如果打印機墨盒是黑白兩色,則不要選彩色打印,否則將不能正常打印。

特別注意:憑證錄入完成并存盤后,一定要正常退出財務軟件,否則,任何不正常關機都可能導致當前輸入數據丟失甚至于整個帳套被破壞。因此,在使用本財務軟件時,一定要堅持三個原則:(1)任何數據錄入完成后一定要存盤并正常退出財務軟件;2)一定要正常關機;3)一定要及時進行數據備份。

2.2  憑證修改、插入、刪除、審核、記帳

憑證列表列出了憑證的摘要、制單、審核等信息,單擊憑證功能窗口的“憑證列表”,出現憑證列表窗口。其左上角有一排功能按扭:改變行數、篩選、打開憑證、插入憑證、刪除憑證、打印設置、打印列表、憑證批量打印、第一頁、上一頁、轉到第幾頁、下一頁、最后一頁、關閉。其中通過憑證批量打印功能能夠實現憑證的連續打印,點擊憑證批量打印按扭,用戶可以根據自己的需要進行如下操作:選擇憑證打印范圍、調整憑證打印邊距、調整憑證與憑證之間的距離、打印機屬性設置等多項操作。

通過憑證列表窗口上的審核與記帳菜單,對記帳憑證能實現如下操作:審核、記帳、全部審核、全部記帳、清除審核、清除記帳、清除所有審核、清除所有記帳(詳情請看審核與記帳)。

會計分錄序時簿按憑證號的先后順序列表顯示憑證的內容。單擊憑證功能窗口的“會計分錄序時簿”,在`窗口左上角有一排功能按扭,他們分別是:改變行數、篩選、打開憑證、插入憑證、刪除憑證、打印設置、打印、第一頁、上一頁、轉到第幾頁、下一頁、最后一頁、關閉等,通過這些功能按鈕,可以調整會計分錄序時薄每頁的行數、打開憑證、修改憑證、插入憑證、刪除憑證、打印會計分錄序時薄等多項操作。

 
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